企业管理是由整体组织结构而组成,它有很多的部门分支机构管理,只有主分相结合,企业管理才能做到切实可行。从企业管理大结构看,部门管理可采用7步走建立法,更能顺应整体企业管理的顺利进行。
部门管理第一步:部门的定位
制定部门管理目的—亦即部门存在的价值与意义,也是该部门的定位,界定部门管理目的必须考虑外部的客户需求,以及内部的企业愿景、经营战略、企业文化、组织架构与核心业务流程等方向来思考,并运用系统化的工具,整理出50-200字的部门管理目的说明,并依此作为该部门所有工作的指引。
部门管理第二步:部门的任务
制订部门管理项目—也就是部门的任务,或是达成目的的手段,此部分是由部门管理目的运用PDCA手法加以系统化展开,成为部门所有的任务清单,一般而言大约有50-100项之多,涵盖人、时、地、物、钱、客户、信息与技术等方面,也是部门具体应该进行的工作项目。
部门管理第三步:组织分工与权限划分
部门任务已经确认,这些任务不可能全由经理自己操作,因此需要将这些管理项目进行有效的分工,将所有任务分配到具体负责的人,并设定该任务的权限范围,以确保任务顺利进行,并有效控制。
部门管理第四步:制订工作标准与工作方法
事情有人做,但做到多好才算好?如何做才能做到这么好?这时必须制订相应的工作标准与工作方法,包含绘制工作流程,设定工作节点,设定工作标准,以及描述工作方法。标准要考虑的是QCDMSS等要项。
部门管理第五步:实施过程管制
接下来工作要具体推动实施,需要将部门内的员工组织起来,形成团队,并且给予必要的培训与激励,在进行过程中藉由口头与书面的报告、命令、协调、授权等方法,将任务有效推展下去,并且随时进行动态调整。
部门管理第六步:检查、纪录与问题处置
任务进行的成效如何?进度是否正常?质量是否稳定?客户是否满意?员工士气是否高昂?都必须及时给予评价,并针对薄弱的环节,进行调整、修正以及防止再发生,这时需要运用定期与不定期的检查方法,并绘制成各种管理图表以进行分析,以维持组织的稳定运作,达到企业的要求。
部门管理第七步:部门自主化
企业管理的最高境界是无为而治,但这是目标不是过程,所谓的无为而治是指员工的意愿与能力,以及相互之间配合的默契,已经到达不需要任何的辅导、监督与检查,这时部门经理的精力最为节省,组织的效能达到最大,但在0与100之间有许多的阶梯,这时管理者要分辨哪些事情可以逐步放松,哪些事情必须紧抓不放,借由组织能力的提高,渐渐达到部门自主化的境界。
部门管理是维持企业管理的重要组成部分,是所有管理系统的基础,也是将个体力量连结到组织力量的转换器。所以要想做好企业管理,现抓部门管理。