下面我们简单介绍一下外贸业务员该如何掌握管理电子邮件的方法。
第一种，技术上的技巧掌握。首先，限制工作时处理个人邮件。不错，这看起来是个很难接受的方法，但这会帮助你关注重点工作，这样你可以优先完成你手头上的工作，剩下的时间就都由你自己分配了。
其次，使用垃圾邮件过滤工具。你的老板或者ISP可能已经购买了相应的软件，不过如果你使用的是自己的邮件系统，那么你需要一个垃圾邮件过滤工具以帮助你尽可能减少不需要的电子邮件。
第三，使用文件夹来存储电子邮件。收件箱不是用来存储邮件的，只是用来接受新邮件的，在你的邮件程序中创建文件夹来存储邮件，文件夹的名字要和你平时工作时候使用的文件夹一致。
第四，修改邮件的标题来概括其内容。你可以很容易就能够找到一些需要修改标题的电子邮件，例如：如果你收到一封标题是“更新”的邮件，要你给某人发送一个更新，你就应该更改标题为“送给张三的产品，更新于05年8月29日”，这一功能在大多数电子邮件程序里都有。
第二种，是使用先进的外贸邮件管理软件。外贸邮件管理软件就是专门针对外贸行业管理邮件负责这一特点而设计的。邮件管理部分主要包括：邮件处理、邮件查看、邮件审核、操作桌面等。这样不仅可以使员工能够高效的管理邮件，而且还有效减少了因管理邮件不善导致的公司失去客户资料的严重损失。
