我和大家分享一下从采购商的角度看外贸业务员, 希望对大家有帮助, 兼作自我介绍。
采购商订单从哪里来?发到哪里去?
采购商一般从总部那里, 或者从所在国关联公司得到采购的任务。
我们，还有其他的同行一般是这样, 打电话给最熟悉的供应商, 了解一些信息. 发询盘给熟悉的供应商, 然后把从展览会上面的供应商名单数据库里面的工厂洒一遍, 外贸网站再撒一遍采购信息。从中国得到offer 以后, 回复给公司总部. 正常情况下, 总部过来的采购的任务是非常多而且不一定完整的.所以外贸人员最好能做到两点：
第一是非常快的回复. 采购部门的迅速有效的回复总部是非常重要的一个考核指标. 比如20个项目的日用品单, 一般3天之内就会回复完成.之后过来的迟到的offer只能放在文件夹里面归档.所以速度是第一关键。
第二是完整的回复. 这需要报价业务员对自己的产品非常了解.经常采购的信息是不完整的, 业务员最好依靠自己的产品知识,在email 中对产品有完整的介绍. 同时包括自己的工厂信息(名称, 地址, 工厂人数, 技术人员人数,主要产品, 产量,销售量, 有没有外贸权,),产品的其他信息,包括类似产品推荐, 或者提供给采购商可能的其他选择. 还有一部分是商务信息,包括交货期,最少订货量,包装,港口,付款方式等等.这对促成最终成交非常有帮助. 重要的是: 在第一封email中就分几个部分完整的介绍。
我以前常常收到一两句话的传真或者email.上面只有一个价格. 在我看来,这样的回复会给我这样几个印象：
1. 回复者是贸易公司或者个人, 看到讯盘就打听价格,加上利润以后就报价过来。
2. 回复者对商务方面不是非常熟悉, 继续谈下去可能在许多环节上,需要很多时间相互沟通。
3. 同这样的公司做生意, 会像挤牙膏一样, 时时催促工厂, 非常消耗精力。
回复的内容完整，但是需要注意简洁。不要把工厂的创业史也搬出来，也不要把口号，标语贴上去。
采购商的难处，兼谈杳无音讯咋办?
采购商和外贸业务员一样，有自己的难处，第一是需要找到qualified 供应商。之后的业务中如果出现各种问题, 都会追溯到挑选供应商的环节上。所以，有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的。当然，虚假之词只能靠采购商自己考察辨别了。
价格是另外一个问题。采购的目标价格通常是非常的低。所以一次沟通就成交非常困难。许多订单的谈到最后就是价格问题。总部也需要时间判断。采购执行每天面对的主要内容是总部, 还有正在执行的订单. 所以对于讯盘阶段的供应商,没有太多时间主动打电话. 邮件也是疏于回复. 这是经常发生的. 供应商不必泄气. 在此提出两点是供大家参考的.
1.报价实在一点, 否则总部确认的继续联系的名单中就没有你, 同时力求完整,参考前文所讲. 无论外籍还是中方的员工都喜欢这种报价单.
2.主动联系是重要的. 采购职员也是人, 也很懒惰. 总是希望能有热情的供应商主动联系, 提供新的信息. 省下自己的时间. 当然注意联系的方法和方式.
采购执行过程中供应商出现问题是经常发生的情况. 在此情况下, 采购方会考虑其他的供应商.这也是为什么有的客户消失一年半载以后又出现的原因.保持最低限度的联系是一个外贸人员的好习惯.这个习惯的难度在于, 几个月半年过去没什么效果. 从这个角度来讲, 你必须佩服一些外贸公司的老的业务员十来年的积累.他们的外语, 产品知识可能都不如一些大学生, 但是十几年的客户积累确实是一笔巨大的财富.
为什么要p/I(兼回答之前朋友问题)
为了显示自己很牛,效率很高, 经常在收到采购任务一两天之内就会给总部传真p/i. 供应商切不可自己偷着乐. 这时, P/I 主要的性质是供应商单方面的销售承诺. 是否执行的选择权在采购方. 采购方往往一个订单传真2份以上的不同工厂的P/I.另外一个好处是, 工厂在开出P/I以后, 往往会认为采购方很有诚意, 或者认为成交的可能性非常大. 经过几天以后, 采购方还可以回过头来要求供应方对P/I作一些修改. 一般包括付款条件, 免费的零配件或者些许折扣等等, 在这个阶段, 我个人认为比一开始就向供应商提出要求更容易达到目的. 这通常也是我们惯常的做法.
